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知道这件事情应该是在两个月以前吧,两个月以前的某一天,我们科室服务的一个预算单位,突然来咨询我们关于账务记录的问题。
一开始听到他们过来咨询这个问题,我还感觉挺意外的,这个单位存在也不是一天两天一年两年了,为什么到现在才想起来咨询这个问题呢?
我以为他们是遇到了账务记录中的疑难问题才向我们提问,经过询问我才现原来是我狭隘了,他们根本就不是账目中有了什么疑难问题才向我们提问,而是因为他们一直没有什么正儿八经的账。
一个有接近七八十个工作人员的单位,每年经手的财政资金基本上千万元,甚至有的年度是几千万元,这样的单位没有账务记录,这不是纯属开玩笑嘛?
我不死心的进行追问,我说你们是不是有账,但是记得不太规范?那个单位的财务人员说没有,我们一直没有什么账务,我们都是用流水账代替我们的账务处理。
流水账?难道就像是记录银行存款和现金等的那种日记账吗?我越感到不可思议,我让他们把他们的账拿过来给我看一下。
他们给我的账,看起来也还算是中规中矩,是电子的记账凭证。我看了之后也觉得没有啥问题,我说如果你们要是按照这种凭证来进行记录的话,倒也算是有账务记录。
那个预算单位的财务人员说“以前有过审计单位对我们进行审计,看到我们这样记录,说我们记账不规范,直接说我们没有什么账目。”
那我就问他们,平时遇到一些项目付款金额的查询等等事项,那你们需要如何查询呢?从哪儿开始下手呢?
他们说也是从流水账中一项一项的开始找,哎呀妈呀,这个工作效率,我当时听了吓一跳,突然又想起了一个问题,我说那你们的这种流水账记到什么时候了?
那个财务人员对我们倒真是掏心掏肺,他说我们现在的这种流水账,才记录到o年的月份。
我的天呐,现在是o年的月份,你告诉我你们只是用一种流水账,然后这种流水账还是记录到o年的月,那中间接近两年生的这些会计资料,你们都是怎么保存的?
单位的财务人员说“就那样一堆一堆的放在那里,按时间一堆一堆的排着堆着。”
无语,我当时听了级无语,没有想到在现在电子记账已经实施了这么多年的情况下,竟然还有这么大的一个漏洞存在着。
我想起了我们现在单位正在面临的审计,是我们自己区级单位的审计,也就是相当于我们的财政“自查”了。
我想到如果能够把他们的问题反映给审计部门,让审计部门给他们指导一下,或许能对他们的账务记录进程进行一个很大的推动。
于是在审计部门向我们征求线索的时候,我把这件事情告诉了审计部门,我说希望通过你们的帮助,让他们建立一个规范的账务系统。
要知道平时没有什么业务交叉的时候,想说动审计部门让他们帮助一个单位进行账目的规范,一般情况下是请不动这些大神们的,因为这几年审计部门的工作计划特别多,每接到一个项目,他们审计起来,用的时间那真是又臭又长。
从审计的角度来看,每每接手一个项目,一是审计的时间长,二是经过这么多年的规范,大部分有着正规财务制度的单位,一般情况下他们是审核不出什么问题来的,毕竟经费有限,特别是这几个年度,给单位的资金逐年减少,想从这些逐年减少的费用里面挑出毛病,对于审计部门来说也是一项极大的挑战。
所以他们也希望我们给他们提供线索,不止是为了服务这些部门,也为了在他们的工作历程中能够写下浓墨重彩的一笔,只要能够有合适的线索,即使让他们付出努力,他们也心甘情愿。
所以当我们把这件事情反映给审计部门之后,审计部门立马重视起来,毕竟这么大的单位经手这么多的资金,没有什么正儿八经的账务,对于这些财务人员,还有专职干财政或者是审计的人员来说,都觉得是一件不可思议的事情。
审计部门立刻通知他们单位把近三年的账务报给他们看一看,这件事情立刻把这个单位给难倒了,他们哪有什么近三年的账务,说到底,最快的情况下,能把o年的账务处理完毕,按照他们流水账的那种记载方法记录下来,就需要很长的时间了。
审计部门给他们的时间是三天,后来改为一周,再后来,我感觉一个月的时间都快过去了,他们才陆陆续续的把那种流水账式的记录记载到o年底,然后把这些资料提报给了审计部门。
我再一次知道他们消息的时候就是前天,也就是审计部门从通知他们提报账目到现在,有一个多月的时间了,这么长的时间,他们陆续提供的资料,审计部门也只抽查了一部分。
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因为时间太紧张了,平时审计部门哪有时间来应付这种额外的突业务,这次能抽出时间来帮他们挑问题,已经很给他们面子了。
没想到只是抽查了一部分的资料,竟然会有那么多的问题。我大体看了一下,有多付款的部分,有好几千万的固定资产没有入账的事情,还有一些项目流程不规范,更不用说那个所谓的账务处理了。
原来我看到的记账凭证那只是表面上的现象,是一种表面上的华丽,其实记账凭证后面所附的那些附件和原始凭证,他们整理的乱七八糟,就这一点,审计部门专门给他们指出了问题。
最主要的是他们以后的账务处理应该怎么办?是延续这种模式吗?肯定是不可以的,那不用这种方式的话,他们以后怎么处理账务?
关于这个问题,审计部门专门把我们也叫过去,然后把那个预算单位的一把手也叫过去,我们三方共同讨论了几个方案,最终还得让预算部门自己选择。
我从心底里认为这是一件好事,特别是对预算部门来说,这是一件天大的好事,谁能想到一个单位竟然烂到这种程度呢,即使他们工作做的再好,他们在账务上都拿不出一个华丽的报表出来,那有什么东西能有说服力,能说明他们的工作做的好呢?
或许是领导汇报工作汇报得好,或许是他们的工作能出现什么亮点,但是从财务这方面,可能跟我的职业病有关吧,我觉得财务记录不完整,就说明这个单位它不是一个闭环,它是一个有缺损的环。
账记得不完整,他们单位的一把手还经常的更换,我不知道在每次更换一把手的时候需不需要经过审计,这种账务他们是如何应付一届又一届的一把手更换的呢?
我认为这是一件好事是一回事,审计部门也多次强调“我们能想着更好的为你们提供服务,帮你们挑出问题,纠正缺点,把你们往规范的路上引”,但是预算部门老是心里不踏实,他们感觉是不是审计部门专门来挑我们的问题呢?是不是说我们得罪了谁,谁故意在后面给我们告小状呢?
其实把他们的这件事情捅给审计部门,这件事我们提前并没有征求预算单位的意见,毕竟我们是本着好心来做这件事情,我们科室的人都是知道的,但是预算部门不知道。
每次听到预算单位老是旁敲侧击的问审计部门,为什么要单独审我们呀?是不是我们出什么问题啦?或者是其他部门也都审吗?类似的这样的问题,其实我还是有点心虚的。
作为我们的本职工作来说,我们的确是有这个义务对他们单位的账务记录进行纠偏的,但是这个纠偏所采取的方式方法,至于需不需要和他们提前进行沟通,之前我们没有想过,到现在为止我也觉得没有这个必要。
一是因为他们的账务记录的确是不规范,二是从我们的角度来说,我们给他们指正的问题,他们不会痛痛快快的听我们的话,按我们说的来做,三是审计部门儿他们一是更有说服力,二是他们见识的账务多,他们可以给预算部门提出更规范的指导。
当然了,审计部门可能也是感激我们给他们能够提供线索,让他们在这次平庸的审计中能够干出一点亮色,所以他们也替我们保守这个秘密,我们两个单位很默契的配合着,谁也不说出为什么审计部门会审他们单位这个账务问题,想想,唉,这种默契还是跟利益相关的。
虽然在这个过程中,对于我们科室来说,我们什么利益也没有征求到,我们也没有争取任何的功劳或者是荣誉,但是我们能够对得住自己的良心,对得住自己的职业道德,我觉得也值了。
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